Yıl sonu raporlaması için elektrik tüketimi isteniyor. Finans birimi faturaların toplamını gönderiyor. Üretim, sayaç okumalarından farklı bir rakam çıkarıyor. Çevre biriminin karbon hesabında ise üçüncü bir değer bulunuyor.

İlk tepki, hangi birimin hata yaptığını bulmaya çalışmak oluyor. Oysa üç rakam da kendi kapsamı içinde doğru olabilir.

Fatura dönemi takvim ayıyla örtüşmüyor olabilir. Üretimin takip ettiği sayaç yalnızca belirli hatları kapsayabilir. Karbon hesabında kullanılan veri ise aynı tesisteki başka faaliyetleri de içerebilir.

Rakamları karşılaştırmadan önce, aynı faaliyeti ve aynı dönemi ölçüp ölçmediğimizi anlamamız gerekir.

Belgelendirme, denetim, danışmanlık ve eğitim alanlarındaki 20 yıllık mesleki birikimimle sürdürülebilirlik çalışmalarına baktığımda, verinin kim tarafından gönderildiği kadar nasıl üretildiğine önem veriyorum. Bir tabloda sorumlu kişinin adının yazması, verinin tanımının ve kontrolünün açık olduğu anlamına gelmez.

Sürdürülebilirlik birimi birçok göstergeyi bir araya getirir. Ancak her verinin oluştuğu süreci doğrudan yönetmeyebilir.

Yakıt alımını satın alma, stok hareketlerini depo, araç kullanımını operasyon takip ediyor olabilir. Sağlam bir hesap için bu kayıtların birbirini desteklemesi gerekir.

Veriyi hazırlayan, teknik olarak kontrol eden ve rapora alınmasını onaylayan rollerin belirlenmesi bu nedenle önemlidir. Küçük bir işletmede bazı roller aynı kişide olabilir; yine de hangi kontrolün yapıldığı anlaşılmalıdır.

Sera gazı envanteri özelinde EPA’nın envanter yönetim planı rehberi; sınırlar, veri kaynakları, hesaplama yöntemleri, roller ve kalite kontrollerini birlikte ele alır. Bu yaklaşım, raporun her yıl yeniden baştan kurulmasını önlemeye yardımcı olur.

Temsili bir işletmenin yıl içinde 100.000 litre yakıt satın aldığını düşünelim. Yıl başında tankta 8.000 litre, yıl sonunda 18.000 litre bulunsun.

Başka giriş, çıkış veya kayıp olmadığı varsayımıyla dönem tüketimi 90.000 litredir. Satın alma toplamı doğrudan tüketim kabul edilirse 10.000 litrelik fark oluşur.

Bu örnekte finans kaydı yanlış değildir. Satın alınan miktarı göstermektedir. Ancak hesapta ihtiyaç duyulan veri tüketimse stok hareketleriyle ilişki kurulmalıdır.

Benzer sorun atık verisinde de ortaya çıkabilir. Yıl içinde tesisten gönderilen atık miktarıyla aynı yıl oluşan atık miktarı, başlangıç ve dönem sonu stokları nedeniyle farklı olabilir. Hangi göstergenin raporlandığı açıklanmalıdır.

Verinin anlamı netleşmeden yalnızca toplamların eşitlenmesi, sorunu çözmez.

İlk olarak göstergenin tanımını incelerim. “Su tüketimi”, “geri kazanılan atık” veya “eğitim alan çalışan” denildiğinde tam olarak ne kastediliyor? Dönem, tesis sınırı, ölçü birimi ve kapsanan faaliyetler belirli mi?

Ardından rapordaki bir değeri seçip kaynak kayda kadar izlerim. Fatura, sayaç okuması, tartım fişi veya sistem çıktısından rapora geçerken hangi işlemler yapılmış?

Birim dönüşümleri, tahminler, dağıtımlar ve düzeltmeler açıklanabiliyor mu? Eksik bir ay sıfır olarak mı girilmiş? Aynı kayıt iki farklı dosyadan alınarak mükerrer sayılmış mı?

Kontrol izini de ararım. Olağan dışı değişim fark edildiğinde kim incelemiş? Açıklama alınmış mı? Onaydan sonra veri değişmişse rapor ve hesaplama birlikte güncellenmiş mi?

GHG Protocol’ün kurumsal standardındaki envanter kalitesi yaklaşımı da veri toplama, hesaplama, teknik inceleme, dokümantasyon ve geri bildirim süreçlerini birlikte ele alır. Buradaki amaç, hataların düzeltilmesiyle birlikte sonraki dönemlerin kalitesinin geliştirilmesidir.

Bu yaklaşım sera gazı envanterine ilişkindir. Her sürdürülebilirlik göstergesinin özel hesaplama ve raporlama şartları ayrıca değerlendirilmelidir. İç kontrol yapılmış olması da bağımsız güvence veya doğrulama alınmış olduğu anlamına gelmez.

İkinci temsili örnekte işletme yıl ortasında yeni bir depo açıyor. Deponun elektrik faturaları finans sistemine işleniyor. Ancak sürdürülebilirlik veri toplama dosyasında eski tesis listesi kullanıldığı için bu tüketim rapora girmiyor.

Yıl sonunda sevkiyat hacmi artarken raporlanan enerji tüketimi fazla değişmiyor. Bu durum verimlilik başarısı gibi yorumlanabilir.

Sorunun kaynağı, hesaplama formülünden önce değişiklik bilgisinin aktarılmamasıdır. Yeni tesisin seçilen raporlama sınırına dâhil olup olmadığı değerlendirilmemiştir.

Tesis açılması, faaliyet devri, kiralama veya üretimin dışarıya verilmesi gibi değişiklikler, raporun kapsamını etkileyebilir. Önceki dönemle karşılaştırma yapılırken bu etkiler görünür olmalıdır.

İşletmelere ilk önerim, önemli göstergeler için kısa bir veri tanımı oluşturmalarıdır. Göstergenin adı, kapsamı, dönemi, birimi, kaynağı ve hesaplama yöntemi aynı yerde bulunmalıdır.

İkinci önerim, veriyi hazırlayan kişiyle kontrol eden kişinin sorumluluklarını açıklığa kavuşturmalarıdır. Kontrol yalnızca hücrelerin doldurulup doldurulmadığına bakmamalıdır. Önceki dönemle farklar, eksik kayıtlar ve faaliyet değişiklikleri de incelenmelidir.

Üçüncü önerim, birimler arasındaki farklar için açıklama kaydı tutulmasıdır. Finans ve üretim toplamları uyuşmadığında farkın hangi dönem, kapsam veya stok hareketinden kaynaklandığı gösterilebilir. Böylece sonraki yıl aynı tartışma yeniden başlamaz.

Son olarak dosya ve sürüm yönetimi kurulmalıdır. Onaylanan veri sonradan değiştiğinde eski değerin üzerine açıklamasız yazılması, raporun izlenebilirliğini bozar. Düzeltmenin nedeni, tarihi ve etkilediği sonuçlar kaydedilmelidir.

Bunlar kuruluşun yapısına göre uyarlanabilecek danışmanlık önerileridir. Büyük bir yazılım yatırımı yapılmadan da temel veri disiplini kurulabilir. Yazılımın faydası, tanımlar ve sorumluluklar net olduğunda artar.

Yönetimin bir sonraki raporlama toplantısında tek bir gösterge seçip şu soruyu sorması yeterli bir başlangıç olabilir:

Cevap evetse veri, kişisel dosyalardan kurumsal bilgiye dönüşmeye başlamıştır.